Какие расходы можно учесть при УСН в 2026 году: правила и риски

Представьте ситуацию: вы открыли интернет-магазин на упрощенке «Доходы минус расходы». В марте 2026 года вы заплатили поставщику 200 000 ₽ за товар, отдали 50 000 ₽ за рекламу в соцсетях и купили в офис кофемашину за 40 000 ₽. Кажется логичным вычесть все эти 290 000 ₽ из доходов, чтобы заплатить меньше налога.

Но у налоговой службы своя логика. Если просто списать все траты подряд, можно получить крупный штраф и требование доплатить налог. Давайте разберем, какие расходы можно учесть при УСН, чтобы у инспекторов не возникло вопросов.

Главное правило: список закрыт

В отличие от общей системы налогообложения, где разрешено списывать почти любые обоснованные траты, на упрощенке действует жесткое ограничение. Список расходов, которые уменьшают налоговую базу, строго ограничен. Он зафиксирован в статье 346.16 Налогового кодекса РФ.

Если вашей траты нет в этом перечне, уменьшить налог на нее нельзя. Например, там нет представительских расходов. Если вы провели переговоры с партнером в ресторане и заплатили за обед 15 000 ₽, списать эту сумму в расходы не получится. То же самое касается подписки на развлекательные сервисы для офиса или покупки питьевой воды (хотя по поводу воды бухгалтеры спорят годами, налоговая часто исключает эти траты при проверках).

Что разрешено списывать без опасений

Большинство стандартных бизнес-трат в список статьи 346.16 НК РФ все-таки входит. В 2026 году вы можете смело уменьшать доходы на следующие статьи:

• Расходы на покупку товаров для перепродажи. Но тут есть важный нюанс: мало просто купить товар у поставщика и оплатить его. Списать стоимость в расходы можно только после того, как вы продадите этот товар конечному покупателю.
• Материалы и сырье. Если вы шьете одежду, то ткань и нитки можно списать сразу после оплаты и оприходования на склад. Ждать продажи готового платья не нужно.
• Зарплата сотрудников и страховые взносы. Все выплаты штатным работникам по трудовым договорам и исполнителям по ГПХ, а также взносы на пенсионное и медицинское страхование уменьшают налог.
• Аренда офиса, склада или оборудования.
• Реклама. Траты на продвижение в интернете, листовки, вывески и участие в выставках полностью уменьшают налоговую базу.

Три условия для признания расхода

Чтобы налоговая инспекция признала ваши траты, они должны соответствовать трем жестким критериям. Если выпадет хотя бы один, расход аннулируют.

Первое условие: расход должен быть оплачен. На УСН действует кассовый метод. Это значит, что пока деньги не ушли с вашего счета или из кассы, расхода нет. Если вам привезли партию бумаги для принтера, но вы за нее еще не заплатили, в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР) эту сумму вносить нельзя.

Второе условие: расход должен быть подтвержден документами. Забудьте про формулировку «я потерял чек, но списал по выписке банка». Банковская выписка подтверждает только факт оплаты, но не то, на что именно ушли деньги. У вас должны быть первичные документы: товарные накладные, акты выполненных работ, УПД, кассовые чеки. Причем в чеке обязательно должно быть наименование товара или услуги.

Третье условие: экономическая обоснованность. Траты должны быть напрямую связаны с получением прибыли. Если дизайнер на УСН покупает мощный компьютер, это обоснованно. Если тот же дизайнер покупает за счет бизнеса бетономешалку, у налоговой возникнут подозрения.

Пример из практики: ловушка с товарами

Компания «Мебель-Арт» на УСН «Доходы минус расходы» купила у фабрики 10 столов по 10 000 ₽ за штуку. Общая сумма сделки — 100 000 ₽. Деньги фабрике перевели 15 февраля 2026 года.

До конца первого квартала компания успела продать только 4 стола.

Бухгалтер совершит ошибку, если спишет в расходы первого квартала все 100 000 ₽. По закону учесть можно только стоимость проданных товаров. Значит, в расходы за первый квартал пойдет только 40 000 ₽ (4 стола по 10 000 ₽). Остальные 60 000 ₽ будут ждать своей продажи.

Чем грозит ошибка

Если налоговая инспекция в ходе камеральной или выездной проверки обнаружит, что вы списали лишнее, последствия будут финансово болезненными:

• Доначисление налога. Вам придется доплатить налог со всей суммы необоснованных расходов.
• Штраф. По статье 122 НК РФ за занижение налоговой базы грозит штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога. Если инспекторы докажут, что вы сделали это умышленно, штраф вырастет до 40%.
• Пени. За каждый день просрочки платежа придется заплатить пени.

Чтобы не рисковать деньгами бизнеса, важно четко понимать, какие расходы можно учесть при УСН, а какие придется оплатить из чистой прибыли.

Вести такой учет вручную, особенно когда у вас сотни операций в месяц, тяжело. Сервис онлайн-бухгалтерии «Счётно» автоматически распределяет ваши платежи, сверяет их с закрывающими документами и подсказывает, какие траты можно безопасно принять к учету, а какие лучше не показывать налоговой.