Какие отчёты сдаёт ООО на УСН с сотрудниками в 2026 году

Представьте: вы открыли ООО, выбрали упрощёнку, спокойно работали в одиночку и сдавали одну декларацию в год. Но бизнес вырос, и в штат пришли первые сотрудники — например, дизайнер и менеджер по продажам с 1 февраля 2026 года. С этого момента ваша жизнь меняется. Налоговый календарь мгновенно раздувается, а за опоздание даже на один день грозят штрафы и блокировка счетов.

Давайте разберёмся, какие отчёты сдаёт ООО на УСН с сотрудниками в 2026 году, чтобы не переплачивать налоговой и спать спокойно.

Налоговая и бухгалтерская отчётность самого ООО

Даже с сотрудниками компания платит налог по УСН и ведёт бухучёт. Здесь у вас два главных ежегодных документа.

Декларация по УСН. Сдавать её нужно один раз в год. За 2026 год отчитаться необходимо до 25 марта 2027 года (ст. 346.23 НК РФ).

Бухгалтерская отчётность. Раз в год все компании обязаны сдавать в налоговую баланс и отчёт о финансовых результатах. Срок — до 31 марта следующего года. Бухотчётность за 2026 год нужно отправить до 31 марта 2027 года.

Отчёты по людям в налоговую (ФНС)

Как только у вас появляется хотя бы один трудовой или гражданско-правовой договор (ГПХ), вы автоматически становитесь налоговым агентом и страхователем. Налоговая ждёт от вас три регулярных отчёта.

Персонифицированные сведения. Это ежемесячный отчёт со списками сотрудников, их ИНН, СНИЛС и суммами начислений. Срок сдачи — до 25-го числа следующего месяца. Например, за февраль 2026 года сведения нужно отправить до 25 марта 2026 года. Если выплат не было, отчёт всё равно сдают, просто с нулями.

Расчёт по страховым взносам (РСВ). Сдают каждый квартал: до 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января следующего года. Здесь вы показываете все начисленные взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование за отчётный период.

6-НДФЛ. Квартальный отчёт по подоходному налогу. В нём вы показываете, сколько денег выплатили сотрудникам, сколько налога удержали и перечислили в бюджет. Сроки те же — до 25-го числа месяца, следующего за кварталом.

Отчёты в Социальный фонд (СФР)

Пенсионный фонд и Фонд соцстраха давно объединены в СФР, а их отчёты превратились в один большой бланк — ЕФС-1. Но сдавать его целиком каждый месяц не нужно. Он состоит из разделов, у каждого из которых свой повод и срок.

Сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1). Этот отчёт отправляют, когда в компании происходят кадровые изменения. Приняли сотрудника на работу или уволили? Заключили или расторгли договор ГПХ? Отчёт нужно отправить не позже следующего рабочего дня после издания приказа или подписания договора. Если сотрудника перевели на другую должность, срок мягче — до 25-го числа следующего месяца.

Сведения о взносах на травматизм (раздел 2 формы ЕФС-1). Это замена старого отчёта 4-ФСС. Его сдают каждый квартал до 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. Например, за первый квартал 2026 года отчитаться нужно до 27 апреля 2026 года (так как 25 апреля выпадает на субботу, срок сдвигается на первый рабочий день).

Сведения о стаже (подраздел 1.2 формы ЕФС-1). Сдают раз в год до 25 января следующего года. Но не на всех сотрудников, а только на тех, у кого в течение года были особенности в стаже: например, декрет, отпуск за свой счёт или вредные условия труда.

Что будет, если опоздать с отчётами

Налоговая инспекция и СФР не прощают забывчивости. За каждый просроченный отчёт предусмотрены жёсткие санкции:

• За опоздание с декларацией по УСН или РСВ — штраф от 5% от суммы неуплаченного налога за каждый месяц просрочки, но не менее 1000 рублей. Если задержать отчёт больше чем на 20 рабочих дней, налоговая заблокирует расчётный счёт.
• За несдачу 6-НДФЛ — штраф 1000 рублей за каждый месяц просрочки.
• За ошибки или опоздание с ЕФС-1 по кадровым событиям — штраф 500 рублей за каждого сотрудника, по которому не подали сведения вовремя.

Как упростить работу с отчётами

Держать в голове десятки дат сложно, особенно когда вы развиваете бизнес, а не сидите над бумагами круглые сутки. Чтобы не запутаться, какие отчёты сдаёт ООО на УСН с сотрудниками, используйте онлайн-бухгалтерию «Счётно». Сервис сам напомнит о приближении сроков, рассчитает налоги и взносы за штат, заполнит нужные формы и отправит их в ФНС и СФР через интернет.