Что такое КУДиР и зачем её требует налоговая при проверке

Представьте ситуацию: вы спокойно работаете, платите налоги, вовремя сдаете декларацию. Вдруг из налоговой приходит требование: «В течение 10 дней предоставьте книгу учета доходов и расходов». Вы заглядываете в свою программу или папки с документами, а там — пустота. Вы просто не вели этот документ, потому что думали, что декларации достаточно.

Это частая ошибка начинающих предпринимателей. Разбираемся, кому и зачем нужна КУДиР, как заполнять её без ошибок в 2026 году и чем рискует бизнес, если книги не окажется под рукой.

Что это за документ и кому он нужен

КУДиР — это книга учета доходов и расходов. По сути, это подробная таблица, куда вы записываете каждое денежное поступление и каждую трату, связанные с бизнесом.

В 2026 году вести эту книгу обязаны почти все предприниматели и компании на спецрежимах:

• ИП и ООО на упрощенке (УСН) с объектом «Доходы» или «Доходы минус расходы».
• ИП на патенте (ПСН) — они ведут книгу учета доходов, но правила для нее похожие.
• ИП на общей системе налогообложения (ОСНО).

Освобождены от этой обязанности только самозанятые и те, кто применяет автоматизированную упрощенку (АУСН) — у них все доходы налоговая видит автоматически через личный кабинет или банк.

Зачем налоговая требует книгу

Предприниматели часто думают, что КУДиР — это просто внутренний черновик для подготовки декларации. Но для налогового инспектора это главный документ, который подтверждает цифры в ваших отчетах.

В декларации по УСН вы указываете только общие суммы за год и кварталы. Инспектор не видит, из чего сложились эти миллионы рублей. Чтобы проверить, не занизили ли вы налог, налоговая присылает требование. Обычно это происходит во время камеральной проверки декларации или при выездной проверке.

Если инспектор прислал требование, предоставить книгу придется в течение 10 рабочих дней (статья 93 НК РФ). Сдавать её каждый год без запроса не нужно, но она всегда должна быть готова к печати.

Как правильно заполнять книгу: пример

Главное правило — хронологический порядок и подтверждение каждой записи первичным документом. Нельзя просто написать «Получил деньги от клиента». Нужно указать дату, номер платежного поручения или кассового чека.

Посмотрим на примере. Компания на УСН «Доходы минус расходы» совершила две операции:

1. 15 марта 2026 года на расчетный счет пришла оплата от покупателя по договору — 300 000 ₽.
2. 16 марта 2026 года компания оплатила аренду офиса — 50 000 ₽.

В книге это запишут так:

• Строка 1: 15.03.2026, платежное поручение № 45. Поступление оплаты от ООО «Альфа». В графу «Доходы» пишем 300 000 ₽.
• Строка 2: 16.03.2026, платежное поручение № 89. Оплата аренды за март. В графу «Расходы» пишем 50 000 ₽.

Если вы работаете на УСН «Доходы», расходы записывать не нужно — заполняйте только колонку с поступлениями.

Книгу можно вести на бумаге или на компьютере. Если ведете в электронном виде, по окончании года ее нужно распечатать, сшить, пронумеровать страницы, заверить подписью руководителя и печатью (при наличии). Для каждого календарного года заводится новая книга.

Что будет, если книги нет или в ней ошибки

Отсутствие книги или отказ ее предоставить — это гарантированные неприятности с налоговой.

Штраф за отсутствие документа. Если вы не вели книгу или потеряли её, налоговая оштрафует по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета. Штраф составит от 10 000 до 30 000 ₽, если нарушение длится больше одного налогового периода.

Штраф за непредоставление по требованию. Если книга есть, но вы не принесли её вовремя по запросу инспектора, оштрафуют на 200 ₽ за каждый непредоставленный документ (статья 126 НК РФ). Но это мелкая неприятность по сравнению со следующей проблемой.

Доначисление налогов и пени. Это самое опасное последствие. Если у вас УСН «Доходы минус расходы», а книги нет, налоговая просто исключит все расходы из расчета. Инспекторы посчитают налог со всего оборота, добавят к этому штраф в размере 20% от неуплаченной суммы и начислят пени за каждый день просрочки. Сумма потерь может исчисляться сотнями тысяч рублей.

Как облегчить себе жизнь

Заполнять книгу вручную в Excel — долго и велик риск ошибиться в датах или номерах платежек. Гораздо проще автоматизировать этот процесс.

Онлайн-бухгалтерия «Счётно» сама собирает данные из ваших банковских выписок и касс, распределяет их по нужным графам и формирует готовую книгу. Вам останется только скачать её перед сдачей отчетов или по запросу налоговой. Это убережет от штрафов и сбережет нервы при проверках.